COME ORGANIZZARE LA GIORNATA CON IL METODO GETTING THINGS DONE

Scritto da A&B

12 Settembre 2018

5 semplici step per aumentare la tua produttività

Se sei alla ricerca di un nuovo metodo per migliorare la tua organizzazione e quindi il tuo lavoro, sei nel posto giusto. Oggi parleremo di Getting Things Done, il famosissimo libro (in Italia pubblicato come «Detto, fatto!» da Sperling & Kupfer) dell’altrettanto conosciuto David Allen, esperto statunitense di coaching: insomma, una pietra miliare per chi vuole iniziare a gestire il proprio tempo al meglio.

Il metodo GTD in breve

La frase che David Allen ha scelto come esergo per il suo libro è «La mente è fatta per avere delle idee, non per conservarle»; con una manciata di parole ci ha già detto tutto. Sì, perché il cuore di questa metodologia sta proprio nel riversare tutti gli impegni, le cose da fare, gli appuntamenti che affollano la nostra mente su un foglio (o il supporto che preferisci) e lasciare la mente libera di essere creativa; solo così infatti avremo la freschezza e la serenità necessaria per avere grandi idee o più semplicemente per focalizzarci al massimo sul lavoro che stiamo svolgendo.

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Leggi anche La Tecnica del pomodoro: un metodo per fare ciò che devi fare

I 5 step del metodo Getting Things Done

Seguire passo passo i 5 punti che state per leggere è molto importante: non si tratta infatti di svolgere bene solo qualcuno dei passaggi, ma di rispettare tutto il flusso di lavoro; perché il metodo dia i suoi frutti, infatti, bisogna seguirlo, anche se all’inizio risulterà un po’ rigido.

  1. Raccogli ciò che imprigiona la tua attenzione: trasferisci in un “contenitore” – che sia un block notes, un’app del telefono, una nota audio – tutto ciò che ti passa per la testa, dalle riunioni ai compiti strettamente lavorativi, fino a ciò che vorresti fare nel futuro, piccola o grande che sia l’attività. È davvero importante annotare tutto: è il punto di partenza di questa strategia, assicurati di dedicargli il tempo necessario.
  2. Ragiona sulla fattibilità della singola attività: è il momento di chiedersi posso farlo subito oppure no? Se la risposta è sì, ottimo, ti ci dedicherai non appena finiti i cinque passi del metodo; se è no, puoi invece metterla sulla lista delle cose da fare o delegarla.
  3. Organizza le priorità: prendi in mano la lista delle cose da fare creata nello step precedente ed espandila in più liste, ad esempio: telefonate da fare, riunioni, email da inviare, grosse attività da evadere, piccoli strascichi di lavori da concludere… Vedrai che così facendo si creeranno dei “progetti”, formati dall’obiettivo che vuoi raggiungere e dai passi necessari per arrivarci.
  4. Revisione la tua pianificazione una volta ogni tanto: settimanalmente e mensilmente prenditi del tempo per controllare i progetti in fase di svolgimento e ragionare di nuovo sulle liste di attività delegate e rimandate, per verificare se hanno assunto nuove priorità
  5. Svolgi le attività: finalmente, il momento di agire. Se hai svolto per bene i quattro punti precedenti ti sarà chiaro immediatamente cosa fare, e anche il passo successivo e quello dopo ancora.

Forse, all’inizio, il metodo GTD può sembrare un po’ macchinoso – in effetti non è di semplice applicazione – ma dà davvero grandi risultati: grandi manager e moltissimi lettori sotto la guida di David Allen hanno cambiato radicalmente il loro modo di organizzarsi; tu, lo proverai?

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