13 Ott L’Ufficio Virtuale: tutti i servizi di un ufficio, senza affittare l’ufficio

 

telepresenceUna realtà di “nicchia”, ancora oggi non troppo conosciuta tra i professionisti di ogni settore, nonostante i suoi indubbi vantaggi economici, è l’Ufficio Virtuale.
Esso rappresenta la risposta più semplice per tutti coloro che vogliono dare alla loro attività un punto di riferimento stabile e professionale, pur continuando a lavorare tra le mura domestiche o in località lontane dai centri nevralgici del business.

Quindi, come sfruttare appieno le potenzialità offerte dal servizio di Ufficio Virtuale e fare in modo che la propria attività ne tragga pieno beneficio?

Un indirizzo prestigioso e un numero di telefono
La posizione strategica di un Business Center è un grande biglietto da visita per la domiciliazione della propria attività, ma per rafforzare ulteriormente la propria presenza “fisica” in quel luogo non basta il semplice recapito postale. Attivare anche una linea telefonica, con delle segretarie che rispondono per vostro conto e prendono nota dei messaggi per poi trasmetterli via e-mail, contribuirà a far credere a clienti e fornitori che la vostra attività abbia effettivamente sede qui.

Comunicare ed informare
Erroneamente si pensa che sottoscrivendo un contratto di Virtual Office i rapporti con il Business Center siano limitati esclusivamente al pagamento del servizio. Niente di più sbagliato! Il personale addetto al front office diventerà infatti parte integrante della vostra società e per questo è necessario che conosca appieno l’attività svolta e le persone che ne fanno parte, in modo da offrire a chi chiama informazioni dettagliate e rafforzare la vostra credibilità. Ricordatevi che l’immagine della vostra azienda passa anche da un “Buongiorno, posso aiutarla?”.

Mantenere contatti quotidiani col Business Center
Anche se il personale del Business Center provvede quotidianamente ad informarvi della posta e delle chiamate in arrivo ogni giorno per voi, è comunque bene ritirare con una certa frequenza la posta in giacenza, oppure, se impossibilitati a farlo, richiederne l’invio, in modo da avere sempre la situazione sotto controllo. Lo stesso dicesi per le chiamate ricevute: ciascuna potrebbe rappresentare infatti una svolta per il vostro business.

L’importanza della tecnologia
Oggigiorno si dispone di una serie di strumenti tecnologici che agevolano l’attività lavorativa. È così che i Business Center ci offrono collegamento internet per gestire più velocemente la comunicazione tra centro e cliente, tramite ad esempio un’email che può essere letta ovunque, anche su uno smartphone. O ancora sistemi di scansione e invio di documenti cartacei in formato elettronico; centralini intelligenti che trasferiscono le chiamate a numeri preimpostati, oppure trasferimenti manuali tramite operatrice che gestisce la chiamata con competenza.

Insomma… dedicatevi tranquillamente a pianificare strategie per far crescere il vostro business e attirare potenziali clienti: a tutto il resto ci pensa il vostro Business Center!

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