09 Set 6 + 1 suggerimenti per organizzare un meeting efficace

 

sedicinisello10I meeting sono uno degli strumenti più utilizzati dalle aziende per risolvere problemi, generare nuove idee, prendere decisioni, definire piani d’intervento, rafforzare lo spirito di squadra e fare il punto della situazione sui progetti in corso.
Nonostante la loro grandissima utilità, molto spesso non vengono visti di buon occhio, soprattutto dalle persone molto pragmatiche e proattive a cui sembrano un’inutile perdita di tempo.

Certamente, realizzare un meeting di successo non è cosa semplice, se lo scopo è quello di ottimizzare i tempi e uscirne con idee, progetti e obiettivi. È necessario pianificare ed organizzare con criterio ogni dettaglio per evitare di disperdere energie e togliere tempo prezioso alle proprie risorse.

Quali sono i passi da seguire per rendere al massimo l’efficacia di una riunione?

Stabilire gli obiettivi. Ogni meeting deve avere uno scopo ben preciso. Gli obiettivi devono essere quanto più possibile chiari, in modo che chi partecipa riesca a capire quali sono gli argomenti di cui si parlerà, realistici, quindi raggiungibili sulla base delle risorse e delle capacità di cui si dispone, e tempestivi, ovvero con una scadenza entro cui devono essere raggiunti.

Individuare i partecipanti. Spesso si tende a convocare più persone di quelle che effettivamente sono necessario, a discapito della buona riuscita della riunione. Un gruppo ristretto di persone riesce infatti a lavorare meglio rispetto ad un grande gruppo, dove è più facile che si creino divergenze di opinioni e si perda la concentrazione.

Stabilire ora, data e durata. Le persone oggi sono sempre di corsa, piene di impegni e con i minuti contati. Informarle il prima possibile del meeting e comunicare sin da subito la durata approssimativa dell’incontro è una forma di rispetto nei confronti dei partecipanti, che riusciranno così ad organizzarsi per tempo.

Ascoltare. È importante mantenere un’atmosfera distesa durante l’intero meeting. Ciascun partecipante dovrebbe avere l’occasione di dire la propria opinione, senza però monopolizzare l’attenzione su di sé. Lo scambio di idee, di informazioni, perfino le critiche sono ottimi strumenti per migliorare e migliorarsi.

Fare una pausa. Se la riunione si protrae per ore, è bene prevedere un break in cui i partecipanti potranno recuperare energie e concentrazione con un caffè o un veloce lunch.

Riassumere quanto detto durante l’incontro. Alla fine dell’incontro è fondamentale fare un veloce riassunto di quanto si è discusso. L’ideale sarebbe poi inviare, entro i due giorni successivi, un verbale a tutti i partecipanti.

Non da ultimo, è bene pensare attentamente al luogo in cui si terrà il meeting. Una sala riunioni confortevole, adatta ad ospitare tutti i partecipanti in maniera adeguata, con la giusta illuminazione e le giuste attrezzature è fondamentale per avere un incontro dall’esito positivo.

Nel momento in cui non si ha a disposizione una sala riunioni nei propri uffici, è possibile affittarne una, cercandola in base alle proprie esigenze di stile, di spazi, di servizi e naturalmente di posizione. Un Business Center è la prima soluzione che, in assenza di una sala di proprietà, viene in mente per affittare un luogo dove tenere un meeting importante.

A&B, Business Center tra i più importanti di Milano, dispone di 30 sale riunioni di diversa metratura, suddivise su diverse sedi, adatte ad ospitare meeting decisionali, riunioni di coordinamento, conferenze, corsi formativi, presentazioni e colloqui di lavoro.
Le sale possono essere allestite secondo le esigenze del cliente: con il classico tavolo da riunione, con ribaltine, con banchetti, a ferro di cavallo o a platea. A disposizione, su necessità, si possono richiedere proiettori e lavagne a fogli mobili.
I clienti possono usufruire inoltre di un’area break funzionale, di una connessione wifi ad altà velocità e dell’assistenza di una segretaria professionale e multilingue.
Le nostre sale possono essere affittate a seconda della necessità per 1 ora, mezza giornata o una giornata intera. Inoltre, per chi fa un largo uso di questi spazi, A&B offre la possibilità di acquistare vantaggiosi carnet prepagati scontati del 50%.

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