03 Ago 5 regole per condividere gli spazi in un Business Center

Molti blog e siti editoriali discorrono su quali sono le regole da seguire per la convivenza tra colleghi, quali sono i modi per rendere l’ufficio un luogo sereno e meno stressante, o quali sono le cose da evitare in un ambiente lavorativo delimitato da quattro mura.
Ma quali sono gli equilibri da mantenere quando oltre le quattro mura esistono altri uffici, che condividono corridoi, pareti e spazi comuni?
Chi affitta un ufficio all’interno di un Business Center, e si trova quindi a condividere gli spazi non solo con i propri collaboratori, ma anche con altre società, ognuna con esigenze e comportamenti molto differenti. Chi accentua ulteriormente la condivisione negli spazi co-working, in cui la vicinanza si fa ancora più fitta.
Spesso all’interno di queste realtà ci si trova nella difficile posizione di dover attenuare tensioni createsi tra i componenti delle diverse aziende, al fine di creare le migliori condizioni ambientali e lavorative possibili, e creare nella struttura un clima di equilibrio e affiatamento tale da evitare scontri e malumori.
Ecco perché è bene che il responsabile del singolo ufficio faccia rispettare al suo team poche semplici regole, che potrebbero essere una sorta di tacito “super-regolamento” di un Business Center.

Ma quali sono quindi queste regole? E come agire nel caso non siano rispettate?

Contenere il rumore. Tutti meritano di staccare quei 10-15 minuti dal lavoro, per bere un caffè e scambiare due chiacchiere con i colleghi. Che sia nel proprio ufficio o nel corridoio, è fondamentale ricordare che durante le nostre pause, gli altri stanno lavorando. Anche se nessuno vieta di fare tutte queste cose comodamente alla scrivania, è bene non dimenticare che la soluzione migliore è usufruire degli spazi adibiti a questo scopo, normalmente localizzati in un’area più isolata dalle stanze degli uffici.
E’ opportuno evitare eccessivi schiamazzi o soste lungo i corridoi, per scongiurare il rischio di disturbare la concentrazione e il lavoro degli uffici più vicini.
COSA FARE SE NON VIENE RISPETTATO?
Se qualcuno non rispetta questa semplice regola, contatta subito la segreteria del tuo centro, definendo con precisione quale sia il problema e chi persiste nel crearlo. E’ compito della persona responsabile del Business Center riportare all’ordine questi uffici.

Mantenere l’ordine e la pulizia negli spazi. Non tutti sono maniaci dell’ordine, ma gli spazi comuni, per rimanere accoglienti per i collaboratori come per i clienti e gli ospiti, devono essere necessariamente ordinati e puliti. Sarà compito dei singoli far si che venga mantenuto un livello di decoro tale per cui ci sia rispetto di chi arriva dopo e si troverebbe altrimenti nella spiacevole situazione di offrire un caffè a un cliente in un’area disordinata o sporca.
COSA FARE SE NON VIENE RISPETTATO?
Anche se il vostro Business Center provvede alla pulizia quotidiana degli spazi, è importante allertare la reception per segnalare anomalie delle strutture e spazi non idonei. In base all’entità del problema, la vostra reception provvederà a comunicare che si richiede ordine e pulito nelle aree condivise.

Rispettare le prenotazioni delle sale riunioni. Un incontro tra membri del proprio team, un corso di aggiornamento, un importante meeting per concludere un affare…Le sale riunioni sono il luogo ideale per la circolazione delle informazioni, la presentazione di un progetto, il rafforzamento del lavoro di squadra e lo scambio di opinioni. Bisogna ricordarsi che in un Business Center queste sono sale che devono essere prenotate e pertanto delimitano il loro utilizzo a determinate fasce orarie. Coinvolti nel proprio incontro, magari con la porta chiusa, spesso ci si dimentica che dopo l’orario di scadenza potrebbe essere il turno di un altro cliente. Non è fondamentale abbandonare la stanza al minuto spaccato, ma può essere buona norma accertarsi che la sala non sia stata prenotata subito dopo. Proprio per non interrompersi sarebbe utile informarsi alla reception prima della riunione.
COSA FARE SE NON VIENE RISPETTATO?
Nel caso i “coinquilini” del vostro Business Center non rispettino gli orari di prenotazione, la segreteria potrà intervenire immediatamente bussando alla porta della sala o, nel caso il ritardo sia esiguo, comunicherà in un secondo momento alla società che la prenotazione delle aree comuni è vincolata agli orari comunicati.

Fumare nelle aree adibite. Per i lavoratori con il vizio del fumo, è bene ricordare che, secondo la legge 16 gennaio 2003 n.3 art.51, è vietato fumare in luoghi pubblici e in luoghi lavorativi. I fumatori possono facilmente usufruire delle aree predisposte o semplicemente degli spazi esterni della struttura. E’ obbligatorio, per motivi di salute e di sicurezza, evitare di fumare anche all’interno dei propri uffici, anche se affacciandosi alla finestra.
COSA FARE SE NON VIENE RISPETTATO?
E’ dovere del Business Center richiamare formalmente i trasgressori per l’osservanza delle norme. Qualora queste non vengano rispettate, sarà possibile richiamare l’intervento di pubblici ufficiali che contesteranno la violazione del divieto e saranno tenuti a redarre un verbale di contravvenzione.

Condividere. In una logica più legata al co-working, chiudiamo questa lista con una regola fondamentale da rispettare, l’unica che tautologicamente ricorda il titolo, e ci ricorda che la migliore condizione sine qua non per condividere gli spazi è proprio condividere. Ma il co-working non è semplicemente il condividere uno spazio fisico. Lavorare in uno spazio di questo tipo comporta condividere l’esperienza, le abilità, le conoscenze e spesso le attività di ciascuno, creando una connessione tra le persone e tra le aziende che difficilmente si può ottenere se divisi da muri e ostacoli, ma che un Business Center professionale può coadiuvare nel formare e fare crescere.
COSA FARE SE NON VIENE RISPETTATO?
Il co-working è capace di fortificare quello di cui già siete in possesso, con l’implemenazione delle relazioni, delle conoscenze e delle abilità. Semplicemente coinvolgete e fatevi coinvolgere!

 

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